Récemment, la question s’est posée de savoir si une demande tendant à rendre confidentiels les comptes annuels qui avaient été déposés précédemment pouvait être satisfaite.
La Cour d’Appel de Paris (CA Paris, 6 juin 2023, RG n°23/00062) a répondu par la négative dans la mesure où aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit cette possibilité.
Dès lors et selon cette dernière, la déclaration de confidentialité des comptes annuels s’effectue lors du dépôt au greffe de ces comptes, autrement dit concomitamment à ce dépôt.
A ce sujet et pour rappel, lors de la clôture de chaque exercice annuel, une société commerciale doit obligatoirement déposer ses comptes annuels au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). À réception, les comptes annuels font l’objet d’une publication au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).
1. Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt obligatoire au Greffe ?
- Les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL) ;
- Les sociétés de personnes (SNC, SCS) sous certaines conditions ;
- Les sociétés par actions (SA, SAS et SCA) ;
- Les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
- Les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
- Les sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL) ;
- Les sociétés coopératives agricoles et unions à partir de certains seuils.
2. Quand procéder au dépôt ?
L’assemblée générale des associés/l’associé unique doit approuver les comptes annuels dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social.
A compter de celle-ci, les comptes annuels doivent être déposés au greffe dans le délai d’1 mois ou 2 mois par voie électronique.
Exemple : dans le cas d’une clôture au 31 décembre, le dépôt des comptes doit avoir lieu avant le 31 juillet de l’année N+1.
A savoir : une demande de prorogation de délai pour la tenue de l’assemblée peut être effectuée par voie de requête adressée au Président du Tribunal de Commerce.
3. Quels sont les documents à produire lors du dépôt au Greffe ?
Les documents à produire dépendent de la forme sociale et de la taille de l’entreprise mais il s’agit par principe :
- Du bilan (actif, passif), accompagné du compte de résultat :
- Les annexes du bilan ;
- Le rapport de gestion ;
- Le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes ou l’extrait de celui-ci concernant l’affectation du résultat ;
- Le cas échéant, le rapport du Commissaire aux Comptes ;
- Le cas échéant, le rapport du Conseil de Surveillance (pour les SA à directoire et le SCA).
4. Comment opter pour la déclaration de confidentialité ?
Par principe, les comptes annuels sont rendus publics.
Néanmoins, certaines sociétés peuvent (Art. L. 232-25 du Code de Commerce) demander la confidentialité de :
- L’ensemble des comptes annuels si elles répondent à la définition des « micro-entreprises » si deux des trois seuils qui suivent ne sont pas dépassés :
Total du bilan : 350.000 €
Montant net du chiffre d’affaires : 700.000 €
Nombre moyen de salariés employés au cours de l’exercice : 10
- Le compte de résultat si elles répondent à la définition des « petites entreprises» si deux des trois seuils qui suivent ne sont pas dépassés :
Total du bilan : 6.000.000 €
Montant net du chiffre d’affaires : 12.000.000 €
Nombre moyen de salariés employés au cours de l’exercice : 50
Pour en bénéficier, l’entreprise doit déposer une déclaration de confidentialité étant précisé que des modèles sont mis à disposition par les Greffes.
A savoir : certaines sociétés ne disposent pas de cette option en raison de la nature de l’activité qu’elles exercent comme les sociétés holding.
5. Quelle sanction en cas de non-dépôt ?
L’absence de dépôt des comptes annuels expose à une amende de 1.500 € qui peut être portée à 3.000 € en cas de récidive.
A savoir : le Président du Tribunal de Commerce peut contraindre les dirigeants à procéder à un tel dépôt et ce, sous astreinte.
6. Où déposer les comptes annuels ?
Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt doit être réalisé soit par voie papier au Greffe du Tribunal de Commerce où la société est immatriculée soit par voie dématérialisée par l’intermédiaire du Guichet Unique.
7. Quel est le coût d’une telle formalité ?
45 € (en fonction des greffes) en cas de dépôt papier / 30,45 € via le Guichet Unique.
Julia VINCENT